Plan structureel vullen Datacatalogus 

Datacatalogus vullen met WOO datasets  

Verschillende gemeenten zien de noodzaak om data gestructureerd te organiseren, maar hebben weerstand op verschillende vlakken. Daarom willen wij met jouw organisatie intern een project opstarten waarin we 5 tot 10 dagen besteden om te komen van een strategie tot de uitvoering. Het doel hiervan is om medewerkers/ stakeholders te enthousiasmeren en te laten zien wat de waarde kan zijn van data, zodat ze meer boeken gaan delen én lenen uit de bibliotheek. In dit proces is het noodzakelijk om continue relevante data toe te voegen, om te voorkomen dat er het gevoel ontstaat het voor niks te doen. Twee aspecten zijn essentieel: klein beginnen en impact creëren met de data.  

Methodiek 

Doel is het vullen van de bibliotheek met relevante boeken. Iemand die een biologieboek zoekt en alleen toegang heeft tot kinderboeken verlaat de bibliotheek immers al snel. Het begin van het proces is het vaststellen van interessante kaders die organisatie breed spelen of verschillende afdelingen doorkruizen. Eenmaal het juiste onderwerp gekozen, gaan we door naar het volgende: het zoeken van data “eigenaren”. Tijdens deze zoektocht binnen de organisatie worden de juiste werknemers gevonden. Het is van belang om de dataeigenaren goed op te leiden omdat zij als het ware de schrijvers zijn van de boeken in de bibliotheek, zonder schrijvers geen nieuwe boeken.  

Deze methodiek kan worden ingezet in de vorm van een cyclus. Zie Figuur 1.

De kaders  

Om te beginnen met het vullen van de datacatalogus is het van belang om het project op te pakken om een groter doel te dienen bijvoorbeeld: het voldoen aan de WHO nu PLOOI niet doorgaat is een duidelijk doel omdat de data die openbaar moet worden gemaakt al vast staat. Er kan ook gedacht worden aan de energietransitie, het koppelen met een digital twin, etc. Op basis van feedback van Matomo advies krijgen op het ontsluiten van gevraagde datasets die worden gezocht binnen de organisatie.   

Stakeholders/ Dataeigenaars zoeken 

Na het vaststellen van de kaders binnen het project, gaan we door met het vinden van de juiste stakeholders binnen de organisatie die toegang hebben tot de data. Wellicht moet er contact op worden genomen met derde partijen om de relevante metadata op te nemen.  

Training  

Deze stakeholders moeten worden geïnformeerd over het project en of getraind in het gebruik van de datacatalogus als integrale tool binnen de organisatie. De wisselwerking tussen het delen van “eigen” data is net zo belangrijk als het vinden van data via de catalogus. 

Data kwaliteit/ data maintenance  

Het is belangrijk om data relevant te houden door het up te daten wanneer nodig. (meta) data aan te vullen, bronnen te beheren en te zorgen dat de scripts, koppelingen, etc blijven draaien. Zo blijft de bibliotheek een interessante plek om te bezoeken en in stand te houden. 

-Welke data is passend voor het project en op welke manier gaan we deze ontsluiten? 

-Hoe gaan we data in de catalogus zetten: handmatig, api’s of door middel van Harvesters? 

-Hoe wordt het einddoel gepresenteerd? BI, dashboard, digital twin etc.  

Data governance 

Bijhouden / statistieken naar zoekwoorden datasets. Met Matomo het gebruik van datasets monitoren, daarnaast is het mogelijk een  aanvraag formulier voor niet gevonden datasets te integreren, dit zorgt voor een call to action voor een niet gevonden dataset.  Op deze manier actief intern onderzoeken welke onderwerpen relevant zijn om te ontsluiten.   

Meer weten over hoe Civity specifiek uw gemeente kan helpen bij het vullen van uw Dataplatform of Datacatalogus? Bel ons op 030-6973286 of mail naar info@civity.nl